Digiwerkstatt 4.B GmbH und Veltum GmbH arbeiten partnerschaftlich an der zukunftssicheren Aufstellung des führenden TGA-Unternehmens. Zahlreiche Prozesse erfolgreich digitalisiert. Eine Erfolgsgeschichte.

Wie sich durch die Digitalisierung von konkreten Prozessen im Handwerksunternehmen an vielen Stellen etwas verbessern kann, zeigt das Beispiel der Veltum GmbH eindrucksvoll. Von der Terminbuchung über die Entwicklung eines Firmenbots bis zur Anbindung von Personio an die Handwerkersoftware pds ist das Unternehmen konsequent den Weg des digitalen Wandels gegangen. Das Ergebnis: Mehr Zeit für die Wertschöpfung und den wirklich wichtigen Dinge im Unternehmen sowie verbesserte Strukturen.

Viele Zeitfresser hat die Digiwerkstatt in Zusammenarbeit mit dem Unternehmen wegdigitalisiert. Unter Leitung von André Voller begleitete sie das Unternehmen als Digitalisierungspartner eng. „Gemeinsam haben wir maßgeschneiderte und innovative Lösungen entwickelt“, berichtet Voller. Seit rund fünf Jahren begleitet die DigiWerkstatt 4.B GmbH mit ihren Leistungen Handwerksunternehmen von der Prozessanalyse über die Implementierung digitaler und KI-basierter Lösungen bis hin zum Projektmanagement.

Den Kundenservice durch automatische Terminbuchung entlasten, war eine Maßnahme

Die Veltum GmbH ist ein führendes TGA-Unternehmen aus Nordhessen mit dem Schwerpunkt SHK. Sie hat sich in den letzten Jahren konsequent dem digitalen Wandel verschrieben. „Dass die Veltum GmbH diesen Schritt gemeinsam mit der Digiwerkstatt gegangen ist, freut uns sehr“, sagt André Voller.

Die Partnerschaft begann mit der Optimierung der Customer Journey im Privatkundenbereich. Dabei lag der Fokus im Wartungsprozess auf der digitalen Terminbuchung und der nahtlosen Synchronisation mit der Handwerkersoftware. Bevor das Unternehmen eine digitalisierte Terminvereinbarung angeboten hat, gab es rund 2.500 telefonische Terminvereinbarungen pro Jahr. Diese hohe Zahl konnte spürbar gesenkt werden. Und die Maßnahme machte sich direkt im Unternehmen bemerkbar.

„Die neue Terminbuchung hat unseren Kundenservice spürbar entlastet“, berichtet Juliane Veltum. Das ist es, worum es auch André Voller geht. „Ich bin jemand, der Möglichkeiten aufzeigt, und diese mit den Erfahrungen der Kunden verbindet. Oft merken diese dann, wie viel in ihrem Unternehmen möglich ist“, sagt er.

Entwicklung des Firmenbots war ein Highlight des Beratungsprojektes

So war es auch bei der Veltum GmbH. „Die Terminbuchung war die erste Automatisierung, bei der wir im Team ein tiefes Verständnis für die zukünftige Automatisierung entwickeln und lernen konnten“, so Juliane Veltum, Agiles Prozessmanagement im Digital Team. Auf Basis dieses Erfolgs wurden weitere Digitalisierungsprojekte angestoßen.

„Ein besonderes Highlight war die Entwicklung und Implementierung eines Firmen-Bots in MS Teams. Dieser vereinfacht interne Serviceprozesse und stärkt die teamübergreifende Kommunikation“, berichtet Voller. Ein Beispiel dafür ist die Abfrage von Mängellisten oder Formularen, die in der Branchensoftware noch nicht transparent genug dargestellt werden. „Der Bot ist ein erster Schritt in Richtung eines eigenen GPT-Systems, das uns zukünftig noch stärker unterstützen wird“, ergänzt Jannik Veltum, er ist im Digital Team verantwortlich für die Unternehmensentwicklung.

Durch Strukturierte HR-Prozesse mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten gewonnen

Ein weiterer Meilenstein war die bidirektionale Anbindung von Personio an die Handwerkersoftware pds, die den Datenaustausch verbessert, manuelle Prozesse ersetzt und das Personalmanagement effizienter gestaltet. „Dank dieser Anbindung sind unsere HR-Prozesse nun deutlich strukturierter und datenbasierter, um im Personalbereich mehr Zeit für die wertschöpfenden Tätigkeiten zu schaffen“, erklärt Daniel Kern, IT-Administrator des Unternehmens.

Aktuell arbeiten die Veltum GmbH und die DigiWerkstatt 4.B GmbH an weiteren Projekten zur Digitalisierung und Automatisierung: „Serviceprozesse, Zeiterfassung, Buchhaltung sowie Angebots- und Auftragsverwaltung werden kontinuierlich optimiert. Unsere partnerschaftliche Zusammenarbeit zeigt, wie Digitalisierung im Handwerk ganzheitlich gestaltet und durch den gezielten Einsatz von KI verbessert werden kann“, sagt Voller.

Wie auch im vorliegenden Beispiel läuft die Zusammenarbeit meist in vier Schritten ab. Diese erläuterte André Voller im Podcast Handwerk Next. Dabei werden die Unternehmen nach und nach basierend auf einer guten Zusammenarbeit und anhand praktischer Herausforderungen des Unternehmens erfolgreich und zielgerichtet digitalisiert.

Ein besonderes Highlight dieses Digitalisierungsprojektes war die Entwicklung und Implementierung eines Firmen-Bots in MS Teams. Dieser vereinfacht interne Serviceprozesse und stärkt die teamübergreifende Kommunikation. »Der Bot ist ein erster Schritt in Richtung eines eigenen GPT-Systems, das uns zukünftig noch stärker unterstützen wird.«
Jannik Veltum