Wir, die DigiWerkstatt4B, nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:
DigiWerkstatt4B
Geschäftsführer: André Voller
Boschstraße 23
D-47533 Kleve

E-Mail: andrevoller@digiwerkstatt4b.de
Website: www.digiwerkstatt4b.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Herold Unternehmensberatung GmbH
Herr Philipp Herold

E-Mail: datenschutz@hub24.de

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

a) Bei Besuch der Website und Nutzung des Portals

Beim Aufrufen unserer Software über eine Website werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sogenannten Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• IP-Adresse des anfragenden Rechners,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• Name und URL der abgerufenen Datei,
• Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
• verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Diese Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
• zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist  Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

b) Bei Registrierung und Nutzung der Berni Box und der Bernis

Um unsere Software nutzen zu können, ist eine Registrierung erforderlich. Hierbei erheben wir folgende Daten:

• Name und Vorname des Nutzers,
• Unternehmensdaten (Name, Adresse, E-Mail),
• Mitarbeiterdaten (Name, Funktion, Kontaktdaten),
• Kundendaten (soweit erforderlich),
• ggf. weitere notwendige Daten zur Erfüllung unserer Dienstleistungen.

Diese Daten werden verarbeitet, um Ihnen die Funktionen des Portals zur Verfügung zu stellen, insbesondere um Formulare für Sie vorauszufüllen und die Kommunikation mit uns zu vereinfachen.

Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

c) Nutzung von KI-Funktionen innerhalb der Bernibox

Die Bernibox-Software bietet Funktionen zur Spracherkennung, Plausibilitätsprüfung und automatisierten Erstellung von Dokumenten (z. B. Protokolle, Rechnungen) durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI). Dabei können personenbezogene Daten von Handwerkern (z. B. Name, Spracheingaben) und ggf. Endkundendaten (z. B. Adresse, durchgeführte Arbeiten) verarbeitet werden.

Die Datenverarbeitung erfolgt automatisiert, eine Entscheidungsfindung mit Rechtswirkung i. S. v. Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Vertragserfüllung erforderlich ist.

4. Weitergabe von Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten notwendig ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Im Rahmen der Nutzung unseres Portals setzen wir folgende externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein, um bestimmte Datenverarbeitungsprozesse durchzuführen:

• Zoho Forms (Zoho Corporation):
  Hauptsitz: Zoho Corporation, Pleasanton, Kalifornien, USA
  Zoho Forms wird zur Erfassung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten über Online-Formulare verwendet. Auf diesen Formularen werden unternehmensbezogene sowie personenbezogene Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Kontaktdaten) erfasst, um die Nutzung des Portals zu ermöglichen. Zoho Forms speichert diese Daten auf Servern, die sich in verschiedenen Ländern befinden können. Zoho hat sich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzstandards verpflichtet, insbesondere durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln für die Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU.

• make.com (Integromat s.r.o.):
  Hauptsitz: Integromat s.r.o., Prag, Tschechien
  make.com ist eine Automatisierungsplattform, die es uns ermöglicht, Daten zwischen verschiedenen Systemen zu übertragen. Beispielsweise werden die über Zoho Forms erfassten Daten mithilfe von make.com automatisch in unser internes System übertragen und dort weiterverarbeitet. Die Datenverarbeitung durch make.com erfolgt auf Grundlage der vertraglichen Vereinbarungen, die den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherstellen. Auch hier wird durch die Nutzung von EU-Standardvertragsklauseln sichergestellt, dass der Schutz der Daten gemäß der DSGVO erfolgt.

• ChatGPT (OpenAI):
  Hauptsitz: OpenAI, San Francisco, Kalifornien, USA
  ChatGPT wird für automatisierte Dialogfunktionen in der Software verwendet. Es besteht die Möglichkeit, dass personenbezogene Daten an OpenAI übermittelt werden, um auf spezifische Anfragen zu reagieren oder Prozesse zu automatisieren. Da OpenAI in den USA ansässig ist, erfolgt die Datenübertragung in ein Drittland. Hierbei kommen ebenfalls die EU-Standardvertragsklauseln zum Einsatz, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
  
  Rechtsgrundlagen der Datenweitergabe: 
  Die Verarbeitung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an diese Dienstleister erfolgt auf der Grundlage von Art. 28 DSGVO (Verarbeitung im Auftrag) sowie, je nach Zweck der Verarbeitung, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen). Unsere berechtigten Interessen bestehen in der effizienten Abwicklung unserer Dienstleistungen und der Verbesserung unseres Serviceangebots durch den Einsatz externer Anbieter.
  
  Umfang der Datenverarbeitung:
  Die genaue Verarbeitungstiefe und der Umfang der Datenverarbeitung bei den genannten Dienstleistern ist von der jeweiligen Funktion des Dienstes abhängig. Beispielsweise:

• Bei Zoho Forms werden vor allem Daten erfasst, die zur Nutzung des Portals und zur Bereitstellung der entsprechenden Dienste erforderlich sind (Name, Unternehmensdaten, E-Mail-Adressen).

• Bei make.com findet eine Datenübertragung statt, die die Automatisierung von internen Prozessen und die Synchronisation von Informationen zwischen den Systemen ermöglicht.

• Bei ChatGPT (OpenAI) könnten personenbezogene Daten im Rahmen der Dialogprozesse verarbeitet werden, um spezifische Nutzeranfragen zu beantworten oder personalisierte Inhalte anzubieten.

  Sicherheitsmaßnahmen bei der Datenweitergabe:
  Alle Auftragsverarbeiter wurden von uns sorgfältig ausgewählt und sind vertraglich verpflichtet, die Bestimmungen der DSGVO einzuhalten. Dies beinhaltet insbesondere die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten sowie die Verpflichtung, die Daten nur im Rahmen unserer Weisungen zu verarbeiten.

5. Verarbeitung in Drittländern

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union erfolgt, soweit dies für die Bereitstellung der Dienstleistungen erforderlich ist. Insbesondere betrifft dies die Nutzung des Dienstes ChatGPT (OpenAI) mit Sitz in den USA.

Wir haben zur Sicherstellung eines angemessenen Datenschutzniveaus die Standardvertragsklauseln akzeptiert, die durch OpenAI bereitgestellt werden.

6. Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten, die über die Software erfasst werden, speichern wir für den Zeitraum, der zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten erforderlich ist. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses oder nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht.

Wir unterliegen einer Speicherdauer von 10 Jahren, sofern gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies erfordern. Daten, die nicht mehr benötigt werden, sollten regelmäßig überprüft und gelöscht werden.

7. Cookies und Tracking-Tools

Aktuell setzen wir auf unserer Website und im Portal keine Cookies oder Tracking-Tools ein. Wir behalten uns jedoch vor, zukünftig Dienste zu integrieren, die entsprechende Tools verwenden könnten. In diesem Fall wird die Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert und Sie werden darüber informiert.

8. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist,
• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen,
• gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten,
• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

9. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

10. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe.